Economie

Cand se intocmeste fisa de magazie si cum se completeaza corect?

June 19, 2024 No comments yet

Totul despre: Când se întocmește fișa de magazie și cum se completează corect?

Industria logistică și a gestiunii stocurilor poate părea complicată pentru cei din afara domeniului, dar este esențială pentru funcționarea eficientă a oricărei afaceri ce se bazează pe stocuri. Un document crucial în gestionarea stocurilor este fișa de magazie. Acest articol își propune să fie un ghid detaliat despre când se întocmește fișa de magazie și cum se completează corect.

Ce este Fișa de Magazie?

Fișa de magazie este un instrument fundamental în gestionarea stocurilor, folosit pentru monitorizarea intrărilor, ieșirilor și a soldului de stoc al unui anumit produs. Este un document contabil care înregistrează toate mișcările cantitative și valorice ale bunurilor în interiorul unui depozit.

Importanța Fișei de Magazie

O gestionare corespunzătoare a stocurilor aduce numeroase beneficii:

  1. Accuratețea Inventarului: Ajută la menținerea acurateței inventarului, evitând astfel problemele de stoc insuficient sau suprastoc.
  2. Eficiența Operațională: Îmbunătățește planificarea și eficiența operațională.
  3. Evidență Financiară: Permite o evidență financiară precisă, esențială pentru raportările contabile și fiscale.
  4. Analize și Raportări: Facilitează analize detaliate și raportări către management.

Când se întocmește Fișa de Magazie?

Fișa de magazie trebuie întocmită în diferite contexte pentru a asigura gestionarea optimă a stocurilor. Printre aceste momente se numără:

1. La Primirea Stocurilor

Când un nou lot de produse sau materiale ajunge în depozit, se întocmește o fișă de magazie pentru a înregistra intrarea. Aceasta include detalii despre furnizor, cantitate, preț unitar și valoare totală.

2. La Livrarea Stocurilor

Ori de câte ori un produs părăsește depozitul, fie pentru a fi vândut, fie pentru a fi transferat în altă unitate, ieșirea din stoc trebuie înregistrată corect în fișa de magazie.

3. La Inventar

În timpul inventarelor, fișele de magazie sunt revizuite pentru a verifica acuratețea stocurilor. Orice nepotriviri între stocul fizic și cel scriptic sunt ajustate.

4. La Returnarea Stocurilor

Produsele returnate fie de clienți, fie de la alte departamente sau sucursale necesită actualizarea fișei de magazie pentru a reflecta corect aceste mișcări.

Cum se completează corect Fișa de Magazie?

Completarea fișei de magazie implică precizie și cunoașterea detaliilor necesare. Iată pașii esențiali:

1. Informațiile Preliminare

  • Data: Data la care se face înregistrarea.
  • Numărul Fișei: Un număr unic pentru fiecare fișă, pentru a evita confuziile.
  • Identificarea Produsului: Include denumirea produsului, codul de bare sau orice identificator unic.

2. Înregistrarea Intrărilor

Data       | Document Intrare    | Cantitate Intrare  | Preț Unitar    | Valoare Totală  | Sold Cantitativ  | Sold Valoric
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
01/10/2023 | Factura 12345       | 100                | 10,00 RON      | 1000,00 RON     | 100              | 1000,00 RON

Adăugați o linie pentru fiecare intrare nouă în stoc. Fiecare eveniment de intrare trebuie înregistrat cu detaliile de mai sus.

3. Înregistrarea Ieșirilor

Data       | Document Ieșire     | Cantitate Ieșire   | Preț Unitar    | Valoare Totală  | Sold Cantitativ  | Sold Valoric
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
02/10/2023 | Aviz 54321          | 20                 | 10,00 RON      | 200,00 RON      | 80               | 800,00 RON

Fiecare ieșire din stoc trebuie notată, asigurându-se că se ajustează corespunzător soldul cantitativ și valoric.

4. Calculele Soldului

Soldul trebuie recalculat după fiecare operațiune, pentru a reflecta corect stocul actual. Soldul cantitativ și valoric se ajustează automat după fiecare linie nouă de intrare sau ieșire.

Sold anterior:
- Cantitate: 80
- Valoare: 800,00 RON

+ Intrare:
- Cantitate: 50
- Valoare: 500,00 RON

= Sold actual:
- Cantitate: 130
- Valoare: 1300,00 RON

5. Verificări Periodice

Efectuați verificări regulate pentru a compara datele din fișa de magazie cu stocul fizic. Orice neconcordanțe trebuie imediat investigate și corectate.

6. Documentele Suport

Toate înregistrările din fișa de magazie trebuie susținute de documente justificative, cum ar fi facturile de achiziție, bonurile de consum, avizele de expediție și listele de inventar.

Erori frecvente și cum să le evitați

Chiar și cu cele mai bune intenții, erorile pot apărea în gestionarea stocurilor. Iată câteva erori comune:

1. Date Incorecte

Lipsa actualizării la timp poate duce la date inexacte. Folosiți software specializat pentru automatizarea proceselor de înregistrare.

2. Lipsa Documentelor Suport

Asigurați-vă că toate operațiunile sunt susținute de documente justificative. Implementați proceduri stricte pentru păstrarea acestora.

3. Calculul Greșit al Soldului

Erorile de calcul pot fi evitabile prin utilizarea instrumentelor informatice care calculează automat soldurile.

4. Omiterea Verificărilor Periodice

Programarea unor verificări periodice este esențială pentru acuratețea stocurilor. Antrenați personalul să efectueze aceste verificări la intervale regulate.

Concluzie

Fișa de magazie este un instrument indispensabil pentru orice afacere care gestionează stocuri. De la primirea și livrarea mărfurilor până la inventariere și returnare, completarea corectă a acesteia este esențială pentru eficiența operațională și financiară a companiei. Fiți meticuloși și folosiți tehnologia pentru a simplifica și automatiza procesul. Aceasta va duce la o gestiune mai eficientă și la evitarea problemelor care pot apărea din cauza erorilor umane.